Begrepene nedbemanning og omstilling benyttes litt om hverandre. Hva er forskjellen, og hva bør man tenke på i en nedbemanningsprosess? Få nyttig innsikt her.
Begrepene omstilling og nedbemanning benyttes litt om hverandre. Nedbemanning er en type omstillingsprosess, men det er samtidig viktig å merke seg at omstilling ikke i alle tilfeller betyr nedbemanning. Omstilling kan være iverksetting av prosesser og tiltak for å skape andre endinger i en virksomhet.
Her skal vi ta for oss den type omstilling som krever nedbemanning: Reduksjon av antall årsverk. Vi ønsker å gi deg litt innsikt i noe av det som er viktig i en nedbemanningsprosess.
Hva bør man tenke på i en nedbemanningsprosess?
Det korte svaret er: De ansatte.
En nedbemanningsprosess er vanskelig og krevende for alle parter. En godt gjennomført prosess vil gjøre det lettere for både de som må gå – og for de som får bli.
Målet er at organisasjonen skal komme styrket ut av en slik prosess. Når vi sier dette, tenker vi på de forretningsmessige forholdene, men også ettermælet og bedriftens omdømme.
I Norge er vi heldig og har et sterkt stillingsvern. Dette betyr at kravene for at man skal kunne si opp ansatte er strenge. Grunnene til nedbemanning kan være mange, og det skilles mellom svake og sterke grunner.
Et eksempel på sterke grunner til nedbemanning kan være negative resultater og fare for konkurs. Ved svake grunner vil ikke virksomheten være direkte truet av konkurs, men ha et behov og ønske om å øke lønnsomheten. I begge tilfeller stilles det krav til virksomheten. I de tilfelles hvor årsaken ansees som «svak» vil kravene være enda strengere.
Sørg for en riktig og god prosess
I en nedbemanningsprosess er det viktig at man har en godt dokumentert og riktig saksbehandling. Når man er i en situasjon hvor man ser seg nødt til å gå til det skrittet å si opp medarbeidere, vil det kunne være godt å støtte seg til saksbehandling og regler.
Enda viktigere; dersom reglene for saksbehandling i en nedbemanningsprosess ikke overholdes, kan oppsigelsene ansees ugyldige.
Hva er forskjellen på oppsigelse ved nedbemanning og ellers?
Prosessen og arbeidstakers rettigheter er i stor grad den samme. Den store forskjellen er at ved oppsigelse grunnet nedbemanning, skyldes oppsigelsen forhold hos virksomheten. Ved andre oppsigelser ligger grunnen til oppsigelse hos arbeidstaker og hens utførelse av arbeidet.
Før vi sier noe om hvordan oppsigelsesprosessen skal se ut, vil vi belyse det som bør skje i forkant av oppsigelser grunnet nedbemanning.
Hva bør en virksomhet tenke på før nedbemanning?
Det første ledelsen bør gjøre, er å skaffe seg god oversikt og et helhetlig bilde av situasjonen virksomheten står i. Når man har kommet dit at man vurderer nedbemanning, kan det være vanskelig å anlegge et bredt og helhetlig nok perspektiv. Da kan det være hensiktsmessig å få bistand av en ekstern part.
En ekstern konsulent, som Torp Consulting, vil kunne hjelpe virksomhetens ledergruppe stille spørsmål som:
- Er det andre måter man kan kutte kostnadene?
- Er man sikre på at dette er vedvarende? Kan det være en løsning å permittere?
- Vurdering av kravet til saklig grunn
Saklig grunn
Det er essensielt at det foreligger en saklig grunn for nedbemanning og oppsigelse. Arbeidsmiljøloven (§15-7) sier arbeidsgiver er pålagt å tilby annet passende arbeid dersom det finnes muligheter for det.
Eksempler på saklig grunn kan være:
- Nedgang i bedriftens inntekter
- Redusert ordretilgang
- Endringer i produkt- eller kundeportefølje
- Overkapasitet
Vurdering av utvalgskrets og utvelgelseskriterier
Når man har kommet til det punktet hvor man må vurdere hvem som skal sies opp, er det viktig å være tydelig på hvordan man har definert utvalgskrets og utvelgelseskriteriene. Altså: Hvem og hvorfor.
Som regel er hele virksomheten utvalgskretsen. Det vi si, den gruppen ansatte som vurderes for oppsigelse. Det må foreligge en saklig grunn dersom utvalgskretsen skal være noe annet enn hele virksomheten. En saklig grunn til å begrense kretsen, kan for eksempel være nedleggelse av en avdeling.
På lik linje med utvalgskrets må det foreligge saklig grunn for utvelgelseskriteriene. Det er viktig at slike kriterier er satt på forhånd slik at man ikke risikerer diskriminering i utvelgelsen.
Vanlige utvelgelseskriterier kan være:
- Ansiennitet i bedriften
- Kompetanse og kvalifikasjoner
- Sosiale/personlige forhold hos arbeidstaker. Slike forhold kan være blant annet forsørgeransvar, alder eller helse
Drøftelsesmøter
Som arbeidsgiver plikter du, i henhold til Arbeidsmiljøloven §15-1, å drøfte en mulig oppsigelse med den ansatte. Formålet med drøftelsesmøter er å drøfte grunnlaget for oppsigelse og sikre at begrunnelsen er veloverveid. Dette møtet er en viktig arena hvor begge parter kan fremme sine synspunkter og begrunnelser.
Det er viktig å merke seg følgende:
- Arbeidstaker har rett til å ha med seg tillitsvalgte eller en annen støttespiller i et drøftelsesmøte.
- Arbeidsgiver har den samme retten til å ha med seg en rådgiver
- Det skal ikke fattes en beslutning vedrørende oppsigelse i selve drøftelsesmøtet
- Drøftelsesmøte er et krav så langt det er praktisk mulig
- Det bør føres protokoll av drøftelsesmøte
Oppsigelsesbrev
Det er tydelige krav til hva et oppsigelsesbrev skal inneholde. Dersom man ikke har en god mal for oppsigelsesbrev, anbefaler vi at man rådfører seg. I verste fall kan oppsigelsen være ugyldig dersom den ikke har rette innhold og er levert i henhold til kravene.
Nedbemanning – en omfattende og viktig prosess
Nedbemanning er en vanskelig og krevende prosess for alle involverte. En nedbemanningsprosess som er gjennomført på en god måte og i henhold til gjeldene krav, vil lette prosessen og gjøre utfallet lettere å akseptere.
Her har vi forsøkt å gi deg et innblikk og en forståelse for hvor omfattende en slik prosess er, og hvor viktig det er å innhente informasjon og kunnskap i forkant av en nedbemanningsprosess. Dette er på ingen måte ment å være en komplett guide til nedbemanning. Vi mener det er svært viktig å ha de ansatte i fokus i en nedbemanningsprosess. Både de som får oppsigelse og de som får fortsette. Arbeidet har en svært sentral rolle i folks liv, og en nedbemanningsprosess vil for de aller fleste oppleves som svært vanskelig.
Når prosessen er gjennomført bør de overtallige føle seg godt ivaretatt og bedriften være styrket.
Bistand fra en tredjepart kan være hensiktsmessig i slike prosesser, og vi kan bistå. Trenger du hjelp til nedbemanning, ta kontakt med oss i Torp Consulting.
